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Almacén: funciones, actividades, planificación y ubicación

Almacén: funciones, actividades, planificación y ubicación

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El almacén se define como el lugar o edificio donde almacenamos las mercancías o materiales y donde, en ocasiones, se venden productos al por mayor.

En este artículo trataremos aspectos importantes tales como las funciones del almacén, los tipos existentes, su planificación, así como su ubicación.

¿Qué es un almacén?

¿Qué es un almacén?

Podemos definir un almacén como el lugar físico el cual utiliza una empresa para la función de almacenaje.

Los almacenes, junto con otros agentes externos, nos permiten regular los flujos entre las mercancías que entran y las que salen.

Gestionar estos flujos suele ser una tarea compleja, por eso, la utilización de almacenes nos ayudará a contar con una buena logística dentro de nuestra empresa.

Principales zonas de un almacén

Zonas de carga y descarga

En cuento a las zonas de carga, éstas varían en función del medio de transporte que se utilice: camión, ferrocarril, marítimo, transporte… El método más utilizado es el camión.

Encontramos dos tipos de zonas de carga.

Por un lado, están las integradas en el almacén, que son aquellas que implican que el manejo de las mercancías tenga una mayor velocidad y que son recomendables siempre que dispongamos de espacio suficiente.

La segunda zona de carga puede ser independiente respecto al almacén y normalmente suele ser una explanada situada en las inmediaciones del mismo.

A la hora de diseñar las zonas y muelles de carga y descarga, hay que determinar la disposición y el número de muelles de atraque para camiones.

En esta decisión influirá el volumen de la carga a mover así como la planificación y horarios de carga y descarga o bien de forma aleatoria.

Tenemos que prever también los métodos de estiba/desestiba de la mercancía: carga lateral/carga por la zona trasera.

En esta zona es donde más accidentes se producen debido al continuo trasiego de máquinas y personas.

Zona de recepción y control dentro del almacén

En la zona de recepción y control, las mercancías son almacenadas temporalmente y son sometidas a un doble proceso: clasificación y control de calidad.

La productividad aumenta con la utilización de medios informáticos tales como códigos de barras, escáner de lectura y generación de etiquetas mediante impresora.

Zona de almacenamiento

La zona de almacenamiento es el eje fundamental del almacén y debemos determinar el número y el tipo de estanterías, los medios de manipulación, su ubicación y la colocación de los productos en las estanterías para obtener la máxima productividad.

Esta zona debe cumplir dos condiciones de funcionamiento:

  • Capacidad de almacenamiento.
  • Facilidad para el picking.

Zona de picking o de preparación de pedidos

Las zonas de picking pueden estar integradas en la zona de almacenaje (picking en estantería) o pueden estar en zonas separadas o específicas (picking manual).

Estas zonas no son necesarias en todos los almacenes.

Únicamente en aquellos en los que la unidad de envío al cliente es diferente a la unidad de almacenamiento.

zonificación almacen

Zona de expedición o zona de salida

Se trata de una zona destinada al embalaje de los pedidos ya preparados.

Resulta fundamental disponer de esta zona para independizar la preparación de pedidos de la carga en el camión, de lo contrario no se podrá efectuar el picking y la preparación de los pedidos.

Esto puede provocar una falta de organización y pérdida de tiempo y recursos.

Para la carga rápida de mercancía en el camión existen plataformas de suelo deslizante.

Mediante unos rodillos en movimiento, la carga/descarga del camión se efectúa con rapidez (3 a 5 minutos).

Zona de oficinas

Las oficinas pueden estar a ras del almacén o en una planta superior, con visibilidad de toda la zona de almacenaje y próximas a las zonas de expedición y/o de carga y descarga.

Todos los almacenes necesitan ser gestionados y conllevan operaciones administrativas.

Zonas especiales de un almacén

Es necesario tener en cuenta ciertos aspectos tales como:

  • Devoluciones de clientes.
  • Zona para carga de baterías de las carretillas.
  • Zona para el almacenamiento de envases y embalajes, tanto si son recuperables como si son de un solo uso en espera de ser enviados al desguace.

Funciones y actividades del almacén

Los almacenes son centros que están estructurados y planificados para llevar a cabo funciones de almacenamiento tales como: conservación, control y expedición de mercancías y productos, recepción, custodia, etc.

El almacén es el encargado de regular el flujo de existencias.

Las actividades y las funciones principales que se realizan en los almacenes:

Recepción de mercancías

Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los proveedores.

Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida coincide con la información que figura en los albaranes de entrega.

También es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las cantidades, la calidad o las características se corresponden con el pedido.

Almacenamiento en el almacén

Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con el objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables.

Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas industriales, depósitos, instalaciones, soportes, etc. y medios de transporte interno como carretillas, elevadores o cintas transportadoras.

funciones de un almacén

Conservación y mantenimiento

Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que conservarse en perfecto estado.

La conservación de la mercancía implica la aplicación de la legislación vigente en cuanto a higiene y seguridad en el almacén, además de las normas especiales sobre mantenimiento y cuidado de cada producto.

Gestión y control de existencia

Una de las funciones clave que consiste en determinar la cantidad de cada producto que hay que almacenar, calcular la cantidad y la frecuencia con la que se solicitará cada pedido con el objetivo de disminuir al máximo los costes de almacenamiento.

Expedición de mercancías:

La expedición de mercancías comienza desde que el cliente realizar el pedido, comenzando el proceso con la selección de mercancía y embalaje, así como la elección del medio de transporte.

En los almacenes de distribución comercial también se hacen otras operaciones como consolidación de la mercancía, división de envíos y combinación de cargas.

¿Cómo podemos clasificar un almacén?

Recordemos que los almacenes se pueden clasificar en función de diferentes criterios:

Según la estructura o en construcción

  • Almacenes a cielo abierto
  • Almacenes cubiertos

La actividad de la empresa

  • Empresa comercial: almacén de mercancías y algunos casos de envases y embalajes
  • Empresa industrial: almacén de materias primas y auxiliares, almacén de materiales diversos y almacén de productos terminados.

Según la función logística

  • Plataformas logísticas o almacenes centrales
  • Almacenes de tránsito o de consolidación
  • Almacenes regionales o de zona y locales

Según el grado de automatización

  • Almacenes convenciones
  • Almacenes automatizados
  • Almacenes automáticos

Titularidad o propiedad del almacén

  • Almacenes en propiedad
  • Almacenes en alquiler
  • Almacenes en régimen de leasing

Planificación y ubicación de un almacén

Las empresas que necesitan almacenar, pueden requerir uno o varios tipos de almacenes, teniendo que tomar como primera decisión si estos los tendrá en propiedad, alquiler o ambos casos.

Cumplido el primer paso, el segundo es planificar la ubicación, distribución y diseño de los espacios, los equipamientos de las instalaciones, así como los medios mecánicos y los recursos humanos para manipulación y almacenaje de las mercancías.

Una planificación óptima del funcionamiento de almacén consiste en la gestión de los recursos disponibles y la previsión de las necesidades, para que los productos se encuentren cuándo, cuánto y dónde sean requeridos.

  • Cuándo:  en el momento que se necesite o nos llegue el pedido del centro de producción, del centro de distribución o del punto de venta.
  • Cuánto: la cantidad solicitada por los clientes internos o externos.
  • Dónde: el lugar de entrega solicitada por los clientes.

Para una empresa que fabrica producto, el almacén es una pieza fundamental en el éxito de la organización. Por ello, hay que tener en cuenta una serie de variables a la hora planificar el proyecto de un almacén:

  • La capacidad de fabricación de la industria.
  • Las características de la red de distribución.
  • El coste del terreno, edificación, instalaciones y equipos.
  • El producto: los tipos, características, la cantidad total a almacenar.

planificación de un almacén

También es necesaria una correcta planificación de las actividades de almacenaje y transporte, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

  • La ubicación y el tamaño de los centros de producción y los locales de almacenaje.
  • La previsión de la demanda y el aprovisionamiento de materiales y productos.
  • El sistema de gestión de stock y el control de los inventarios.
  • El sistema de manipulación de mercancías materiales.
  • La organización del transporte de aprovisionamiento y distribución.
  • El procedimiento de pedido, empaquetado y protección de productos.
  • El nivel de servicio que se prestará al cliente.
  • El sistema de información entre los distintos centros o secciones.

El almacén central

El almacén central es el eje que se utiliza para recoger los productos terminados que se obtienen en los procesos industriales y que proceden, por tanto, de distintas fuentes de suministro que a su vez actúan como centro de distribución de los mismos.

Esta doble función implica dificultades a la hora de decidir dónde ubicar el almacén y nos lleva a preguntarnos el mejor lugar para hacerlo.

Hay que tomar la decisión estableciendo un equilibrio entre el origen y el destino de los productos almacenados. El origen de estos es la ubicación de las fuentes de suministros y da lugar a dos situaciones diferentes:

  • Los productos proceden de un solo punto de origen, nos encontramos ante el almacén central de una fábrica y lo más lógico es que el almacén esté integrado en la propia fábrica o muy próximo a ella.
  • Los productos proceden de varios puntos de origen o fuentes de suministro, en esta caso conviene ubicarlos en un punto estratégico a todas ellas.

El destino de los productos está relacionado con la posición territorial de los almacenes de distribución y los puntos de venta, porque hay que elegir un punto que esté bien comunicado con el resto del territorio y que sea accesible para todos los medios de transporte que se utilizaran.

Costes derivados de la ubicación del almacén

La edificación de un almacén supone a una empresa afrontar una gran inversión en capital inmovilizado, inversión cuya recuperación tendrá lugar a largo plazo.

Por este motivo, previamente a la decisión de edificación hay que llevar a cabo un análisis de los costes económicos y comerciales en los que se puede incurrir con la instalación de almacenes.

Los costes económicos de un almacén

Son los factores que influyen en la ubicación y en el proyecto:

  • La adquisición de terrenos y los correspondientes permisos y autorizaciones, para edificar sin impedimento, obtener suministros de electricidad, gas, agua, etc.
  • La propia edificación o construcción, cuya capacidad y diseño físico deben cubrir las necesidades y permitir posibles ampliaciones del edificio.
  • El coste de la mano de obra directa o indirecta, instalaciones y equipos para traslado interno y manipulación de mercancías y otros costes paralelos a la actividad, como servicios y seguros.

Los costes comerciales

Son los que afectan en el desarrollo de la actividad empresarial y sus repercusiones se ven con el paso del tiempo, en estos costes influyen:

  • El lugar de ubicación, condicionado por el medio de transporte que utilizamos con más frecuencia.
  • La distancia entre el almacén de nuestros proveedores y el nuestro, ya que esto repercute en el coste de transporte.
  • La distancia comprendida entre nuestro almacén y la zona de entrega de mercancía.
  • La proximidad entre nuestro almacén y los almacenes de la competencia, la distancia entre estos y las zonas de mayor consumo, la eficacia del servicio de sus instalaciones, etc.

En NOEGA Systems, estamos especializados que aportar soluciones de almacenamiento industrial para llevar a cabo una adecuada planificación logística y almacenaje.

Consulta nuestras soluciones de estanterías industriales.

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15 comentarios en “Almacén: funciones, actividades, planificación y ubicación”

    1. Hola Julio:
      En Noega nos dedicamos al diseño, fabricación, instalación e inspección de estanterías metálicas, industriales y todo tipo sistemas de almacenaje, no a los sistemas de gestión de almacenes por lo que no podemos responder con rigor a tu consulta.
      Un saludo,

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