almacén

Almacén: funciones, actividades, planificación y ubicación.

El almacén se define como el lugar o edificio donde almacenamos las mercancías o materiales y donde, en ocasiones, se venden productos al por mayor.

En el presente artículo, trataremos aspectos importantes tales como las funciones del almacén, los tipos existentes, su planificación, así como su ubicación.

Funciones y actividades del almacén

Los almacenes son centros que están estructurados y planificados para llevar a cabo funciones de almacenamiento tales como: conservación, control y expedición de mercancías y productos, recepción, custodia, etc. El almacén es el encargado de regular el flujo de existencias.

almacén

 

Las actividades y las funciones principales que se realizan en los almacenes:

Recepción de mercancías

Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los proveedores. Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida coincide con la información que figura en los albaranes de entrega.

También es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las cantidades, la calidad o las características se corresponden con el pedido.

Almacenamiento

Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con el objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables.

Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas industriales, depósitos, instalaciones, soportes, etc. y medios de transporte interno como carretillas, elevadores o cintas transportadoras.

Conservación y mantenimiento

Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que conservarse en perfecto estado.

La conservación de la mercancía implica la aplicación de la legislación vigente en cuanto a higiene y seguridad en el almacén, además de las normas especiales sobre mantenimiento y cuidado de cada producto.

Gestión y control de existencia

Una de las funciones clave que consiste en determinar la cantidad de cada producto que hay que almacenar, calcular la cantidad y la frecuencia con la que se solicitará cada pedido con el objetivo de disminuir al máximo los costes de almacenamiento.

Expedición de mercancías:

La expedición de mercancías comienza desde que el cliente realizar el pedido, comenzando el proceso con la selección de mercancía y embalaje, así como la elección del medio de transporte.

En los almacenes de distribución comercial también se hacen otras operaciones como consolidación de la mercancía, división de envíos y combinación de cargas.

Clasificación de los almacenes

Recordemos que los almacenes se pueden clasificar en función de diferentes criterios:

Según la estructura o en construcción

  • Almacenes a cielo abierto
  • Almacenes cubiertos

Según la actividad de la empresa

  • Empresa comercial: almacén de mercancías y algunos casos de envases y embalajes
  • Empresa industrial: almacén de materias primas y auxiliares, almacén de materiales diversos y almacén de productos terminados.

Según la función logística

  • Plataformas logísticas o almacenes centrales
  • Almacenes de tránsito o de consolidación
  • Almacenes regionales o de zona y locales

Según el grado de automatización

  • Almacenes convenciones
  • Almacenes automatizados
  • Almacenes automáticos

Según la titularidad o propiedad

  • Almacenes en propiedad
  • Almacenes en alquiler
  • Almacenes en régimen de leasing

Planificación y ubicación de los almacenes

Las empresas que necesitan almacenar, pueden requerir uno o varios tipos de almacenes, teniendo que tomar como primera decisión si estos los tendrá en propiedad, alquiler o ambos casos.

almacén funciones

Cumplido el primer paso, el segundo es planificar la ubicación, distribución y diseño de los espacios, los equipamientos de las instalaciones, así como los medios mecánicos y los recursos humanos para manipulación y almacenaje de las mercancías.

Una planificación óptima del funcionamiento de almacén consiste en la gestión de los recursos disponibles y la previsión de las necesidades, para que los productos se encuentren cuándo, cuánto y dónde sean requeridos.

  • Cuándo:  en el momento que se necesite o nos llegue el pedido del centro de producción, del centro de distribución o del punto de venta.
  • Cuánto: la cantidad solicitada por los clientes internos o externos.
  • Dónde: el lugar de entrega solicitada por los clientes.

Para una empresa que fabrica producto, el almacén es una pieza fundamental en el éxito de la organización. Por ello, hay que tener en cuenta una serie de variables a la hora planificar el proyecto de un almacén:

  • La capacidad de fabricación de la industria.
  • Las características de la red de distribución.
  • El coste del terreno, edificación, instalaciones y equipos.
  • El producto: los tipos, características, la cantidad total a almacenar.

También es necesaria una correcta planificación de las actividades de almacenaje y transporte, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

  • La ubicación y el tamaño de los centros de producción y los locales de almacenaje.
  • La previsión de la demanda y el aprovisionamiento de materiales y productos.
  • El sistema de gestión de stock y el control de los inventarios.
  • El sistema de manipulación de mercancías materiales.
  • La organización del transporte de aprovisionamiento y distribución.
  • El procedimiento de pedido, empaquetado y protección de productos.
  • El nivel de servicio que se prestará al cliente.
  • El sistema de información entre los distintos centros o secciones.

El almacén central

El almacén central es el eje que se utiliza para recoger los productos terminados que se obtienen en los procesos industriales y que proceden, por tanto, de distintas fuentes de suministro que a su vez actúan como centro de distribución de los mismos.

Esta doble función implica dificultades a la hora de decidir dónde ubicar el almacén y nos lleva a preguntarnos el mejor lugar para hacerlo.

Hay que tomar la decisión estableciendo un equilibrio entre el origen y el destino de los productos almacenados. El origen de estos es la ubicación de las fuentes de suministros y da lugar a dos situaciones diferentes:

  • Los productos proceden de un solo puntoo de origen, nos encontramos ante el almacén central de una fábrica y lo más lógico es que el almacén esté integrado en la propia fábrica o muy próximo a ella.
  • Los productos proceden de varios puntos de origen o fuentes de suministro, en esta caso conviene ubicarlos en un punto estratégico a todas ellas.

El destino de los productos está relacionado con la posición territorial de los almacenes de distribución y los puntos de venta, porque hay que elegir un punto que esté bien comunicado con el resto del territorio y que sea accesible para todos los medios de transporte que se utilizaran.

Costes derivados de la ubicación del almacén

La edificación de un almacén supone a una empresa afrontar una gran inversión en capital inmovilizado, inversión cuya recuperación tendrá lugar a largo plazo.

Por este motivo, previamente a la decisión de edificación hay que llevar a cabo un análisis de los costes económicos y comerciales en los que se puede incurrir con la instalación de almacenes.

Los costes económicos

Son los factores que influyen en la ubicación y en el proyecto:

  • La adquisición de terrenos y los correspondientes permisos y autorizaciones, para edificar sin impedimento, obtener suministros de electricidad, gas, agua, etc.
  • La propia edificación o construcción, cuya capacidad y diseño físico deben cubrir las necesidades y permitir posibles ampliaciones del edificio.
  • El coste de la mano de obra directa o indirecta, instalaciones y equipos para traslado interno y manipulación de mercancías y otros costes paralelos a la actividad, como servicios y seguros.

Los costes comerciales

Son los que afectan en el desarrollo de la actividad empresarial y sus repercusiones se ven con el paso del tiempo, en estos costes influyen:

  • El lugar de ubicación, condicionado por el medio de transporte que utilizamos con más frecuencia.
  • La distancia entre el almacén de nuestros proveedores y el nuestro, ya que esto repercute en el coste de transporte.
  • La distancia comprendida entre nuestro almacén y la zona de entrega de mercancía.
  • La proximidad entre nuestro almacén y los almacenes de la competencia, la distancia entre estos y las zonas de mayor consumo, la eficacia del servicio de sus instalaciones, etc.

En NOEGA Systems, estamos especializados que aportar soluciones de almacenamiento industrial para llevar a cabo una adecuada planificación logística y almacenaje.

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