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Almacenes de archivos en papel

Almacenes de archivos en papel

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La dinámica de la gestión de registros y almacenes de archivos en papel es diferente del almacenamiento de otro tipo de cargas y mercancías o de las operaciones de un centro de distribución.

El almacenamiento y gestión del archivo de documentos en papel debe ser de alta densidad y, al mismo tiempo, capaz de recuperar con precisión el documento específico con un tiempo y un esfuerzo de acceso mínimos.

Almacenamiento de alta densidad con precisión y seguridad

Estanterías con un diseño equilibrado para optimizar la facilidad de almacenamiento, recuperación y acceso a los archivos en papel

Para ahorrar en espacio de almacenamiento de archivos en papel, la mejor manera de hacerlo es instalando estanterías de alta densidad, lo que le permite aumentar la capacidad de almacenamiento hasta en un 330 % en un área determinada.

Habitualmente se utiliza la perfilería del sistema de estanterías de carga manual. Por lo general, se trata de estructuras de pasillos elevados con 2 o más niveles y acceso por medio de escaleras. Estas soluciones de almacenamiento de archivos en papel no son estándar: se calculan y desarrollan a medida de las necesidades del cliente.

Las estanterías metálicas son las más adecuadas para los almacenes de archivos en papel, ya que no absorben agua ni se enmohecen como la madera o el cartón prensado, así como tampoco liberan gases químicos que pueden dañar -con el paso del tiempo-, los documentos archivados, como sí sucede con otros materiales como la madera o el plástico.

Nuestras estanterías garantizan una alta densidad de almacenamiento de archivos en papel al tiempo que cumplen con las pautas de seguridad más estrictas. ¡Consúltanos tu caso!

Sistema de almacenaje manual sobre bases móviles
Estanterías con un diseño equilibrado para optimizar la facilidad de almacenamiento, recuperación y acceso a los archivos en papel

Requisitos que deben cumplir los almacenes de archivos en papel

El espacio físico destinado al almacenamiento de archivos en papel debe reunir ciertos requisitos para garantizar la seguridad y el buen mantenimiento de los documentos depositados en el almacén del archivo, que en todo caso debe tratarse de un espacio cerrado.

  • Seguridad: Debe considerarse una buena seguridad y la capacidad de bloquear o restringir el acceso si es necesario en el caso de almacenar archivos que contengan información restringida/confidencial.
  • Temperatura: El espacio debe ser fresco y seco con flujo de aire y control de temperatura. Las fluctuaciones de temperatura son perjudiciales para los documentos almacenados durante un largo período de tiempo.
  • Espacio seco: La nave debe estar libre de agua o líquidos peligrosos que puedan producir alguna fuga que dañe los documentos archivados. Los peligros potenciales de líquidos incluyen tuberías de agua/alcantarillado, tanques de agua y químicos almacenados en espacios adyacentes.
  • Control de la entrada de aire, para evitar la entrada de humo, gases de escape, vapores químicos, etc.
  • Ubicación de la nave alejada de una zona de posible inundación o cualquier otra área con alta probabilidad de desastre natural.

Otras practicas para maximizar la capacidad de almacenamiento de archivos en papel

Otra forma de ahorrar es revisando y optimizando las prácticas de gestión de archivos. Una gestión adecuada puede ayudar a reducir el volumen de archivos en papel, tanto en el presente como de cara al futuro. Esto mantiene un espacio de almacenamiento bajo y los costos también.

Veamos algunas buenas prácticas que ayudan a maximizar la capacidad de almacenamiento de archivos en papel.

Software Gestión Almacén SGA

Un buen SGA Software Gestión Almacén es el mejor aliado cuando se trata de ahorrar espacio ya que permite gestionar tanto los procesos administrativos como los operacionales, mediante la automatización de recopilación de información para facilitar el control de los documentos de los almacenes. De este modo se reducen los errores y aumenta la productividad de la cadena de abastecimiento. 

Depuración del archivo y expurgo de documentos

Se estima que entre el 50 y el 70% de los documentos que se encuentran en los archivos tradicionales, realmente no es necesario conservarlos. Por ejemplo, los duplicados y los borradores obsoletos son el resultado de las funciones comerciales cotidianas que ocupan un espacio de almacenamiento valioso.

La clave está en depurar estos documentos de una manera sistemática que tenga en cuenta los principios de gestión del almacenamiento de archivos en papel.

Digitalización de documentos

Digitalizar documentos es una excelente manera de ahorrar espacio y reducir gastos de almacenamiento. En función de los requisitos legales de cada sector de actividad, se podrán destruir originales o almacenarlos en una instalación externa. La digitalización permite que los documentos indexados y con imágenes estén disponibles para el personal de la organización y que se pueda acceder a ellos rápida y fácilmente cuando se requiera.

Almacenamiento y gestión del archivo de documentos en papel

En Noega Systems nos dedicamos al diseño, fabricación, instalación e inspección de estanterías metálicas, industriales y todo tipo sistemas de almacenaje. Si tu empresa necesita asesoramiento en esta materia, no dudes en consultarnos.

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